Czym jest faktoring dla małych firm? Przewodnik eksperta (2025)

Czym jest faktoring dla małych firm? Przewodnik eksperta (2025)

Faktoring stał się w ostatnich latach jednym z najpopularniejszych narzędzi finansowych wspomagających zarządzanie płynnością w mikro, małych i średnich przedsiębiorstwach (MŚP). W obliczu wydłużających się terminów płatności, problemów z windykacją i ogólnej niepewności gospodarczej, faktoring oferuje realną alternatywę dla tradycyjnych metod finansowania, takich jak kredyty bankowe. Co ważne, faktoring staje się coraz bardziej dostępny także dla najmniejszych podmiotów, oferując im stabilizację finansową i możliwość skupienia się na rozwoju biznesu.

Faktoring to nic innego jak usługa finansowa polegająca na nabywaniu wierzytelności (faktur) przez firmę faktoringową (faktora) od przedsiębiorstwa (faktoranta), przed terminem ich płatności. W zamian za to faktorant otrzymuje natychmiastowy dostęp do gotówki, pomniejszonej o prowizję faktora. Brzmi skomplikowanie? Spójrzmy na to z perspektywy realnego problemu, z którym borykają się małe firmy.

Wyobraź sobie, że prowadzisz niewielką firmę produkującą meble. Wystawiasz fakturę na kwotę 50 000 zł z terminem płatności 60 dni dla dużej sieci handlowej. Niby sukces, sprzedaż zrealizowana, ale 60 dni to wieczność, a Ty musisz zapłacić swoim dostawcom za drewno, wypłacić pensje pracownikom i pokryć inne koszty operacyjne. Bez szybkiego dostępu do gotówki możesz mieć poważne problemy z utrzymaniem płynności. Właśnie tutaj wkracza faktoring.

Dzięki faktoringowi możesz przekazać tę fakturę firmie faktoringowej i w ciągu kilku dni otrzymać np. 47 500 zł (po odjęciu prowizji faktora w wysokości 5%). Pozwala Ci to na bieżąco regulować swoje zobowiązania, inwestować w rozwój firmy i spać spokojnie, nie martwiąc się o brak gotówki.

Podstawowe pojęcia i definicje faktoringu

Aby w pełni zrozumieć istotę faktoringu, warto uporządkować kluczowe pojęcia:

• Faktor: Instytucja finansowa (np. bank, wyspecjalizowana firma faktoringowa) nabywająca wierzytelności od faktoranta. Faktor ponosi ryzyko niewypłacalności dłużnika (w przypadku faktoringu bez regresu) i zajmuje się windykacją należności.
• Faktorant: Przedsiębiorstwo, które sprzedaje swoje wierzytelności faktorowi. Faktorant zyskuje szybki dostęp do gotówki i przenosi ryzyko niewypłacalności na faktora (w faktoringu bez regresu).
• Dłużnik (Odbiorca): Podmiot, który jest zobowiązany do zapłaty za fakturę (np. klient faktoranta).
• Wierzytelność (Faktura): Dokument potwierdzający istnienie długu, wystawiony przez faktoranta na rzecz dłużnika.
• Prowizja faktora: Opłata pobierana przez faktora za świadczone usługi, wyrażona jako procent wartości faktury. Prowizja pokrywa ryzyko, koszty operacyjne i zysk faktora.
• Finansowanie faktoringowe: Kwota wypłacana przez faktora faktorantowi w zamian za nabycie wierzytelności. Zazwyczaj stanowi ona procent wartości faktury (np. 80-90%).
• Regres (Odwrotne obciążenie): Prawo faktora do obciążenia faktoranta kwotą niezapłaconej faktury w przypadku niewypłacalności dłużnika (w faktoringu z regresem).

Rola faktora i faktoranta w procesie faktoringowym

Faktor i faktorant to dwa kluczowe podmioty w procesie faktoringowym, a ich role są ściśle określone i wzajemnie uzupełniające się.

Rola faktora:

• Nabywanie wierzytelności: Faktor kupuje od faktoranta faktury z odroczonym terminem płatności.
• Finansowanie: Faktor wypłaca faktorantowi kwotę finansowania faktoringowego, umożliwiając mu natychmiastowy dostęp do gotówki.
• Zarządzanie wierzytelnościami: Faktor monitoruje terminy płatności, wysyła przypomnienia dłużnikom i prowadzi windykację należności (w zależności od rodzaju faktoringu).
• Ocena ryzyka: Faktor analizuje wiarygodność płatniczą dłużników i podejmuje decyzje dotyczące akceptacji faktur do faktoringu.
• Ochrona przed ryzykiem: W faktoringu bez regresu faktor przejmuje na siebie ryzyko niewypłacalności dłużnika.

Rola faktoranta:

• Sprzedaż wierzytelności: Faktorant przekazuje faktorowi faktury w celu uzyskania finansowania.
• Otrzymywanie finansowania: Faktorant otrzymuje od faktora kwotę finansowania faktoringowego, poprawiając swoją płynność finansową.
• Powiadamianie dłużników: W faktoringu jawnym faktorant informuje dłużników o cesji wierzytelności na faktora i zmianie numeru konta do zapłaty.
• Współpraca z faktorem: Faktorant współpracuje z faktorem w zakresie dostarczania dokumentów i informacji dotyczących dłużników.
• Gwarancja wierzytelności (w faktoringu z regresem): Faktorant ponosi odpowiedzialność za wypłacalność dłużnika i zobowiązuje się do zwrotu finansowania w przypadku jego niewypłacalności.

Pamiętaj, że relacja między faktorem a faktorantem powinna być oparta na zaufaniu i transparentności. Przed podpisaniem umowy faktoringowej dokładnie przeanalizuj wszystkie warunki, w tym koszty, zakres usług i obowiązki obu stron.

Jak działa faktoring dla małych firm? Krok po kroku

Proces faktoringowy dla małych firm jest zazwyczaj prosty i szybki. Oto jak to wygląda w praktyce:

1. Wystawienie faktury: Firma (faktorant) wystawia fakturę z odroczonym terminem płatności dla swojego klienta (dłużnika).
2. Zgłoszenie faktury do faktoringu: Faktorant zgłasza fakturę do faktora. Może to zrobić online, za pośrednictwem platformy faktoringowej.
3. Ocena dłużnika: Faktor analizuje wiarygodność płatniczą dłużnika. Sprawdza m.in. jego historię kredytową, opinie w branży i dane finansowe.
4. Akceptacja faktury: Jeśli dłużnik zostanie oceniony pozytywnie, faktor akceptuje fakturę do faktoringu.
5. Wypłata finansowania: Faktor wypłaca faktorantowi kwotę finansowania faktoringowego, pomniejszoną o prowizję. Zazwyczaj jest to 80-90% wartości faktury.
6. Powiadomienie dłużnika (w faktoringu jawnym): Faktorant informuje dłużnika o cesji wierzytelności i zmianie numeru konta do zapłaty.
7. Spłata faktury: Dłużnik spłaca fakturę bezpośrednio na konto faktora w terminie płatności.
8. Rozliczenie: Po otrzymaniu płatności od dłużnika, faktor rozlicza się z faktorantem, wypłacając mu pozostałą część wartości faktury (po odliczeniu prowizji i ewentualnych kosztów).

Przykład:

Firma „Kwiatek” zajmująca się sprzedażą kwiatów online, wystawiła fakturę na 10 000 zł z terminem płatności 30 dni dla dużej kwiaciarni sieciowej. Zgłosiła tę fakturę do faktoringu i otrzymała 9 000 zł (90% wartości faktury) w ciągu 24 godzin. Kwiaciarnia sieciowa zapłaciła fakturę faktorowi po 30 dniach, a faktor rozliczył się z firmą „Kwiatek”, wypłacając jej pozostałe 1 000 zł (pomniejszone o prowizję).

Rodzaje faktoringu: z regresem i bez regresu – który wybrać?

Wybór odpowiedniego rodzaju faktoringu jest kluczowy dla małej firmy. Najważniejsze rozróżnienie to faktoring z regresem i faktoring bez regresu.

• Faktoring z regresem (faktoring niepełny): W tym wariancie faktor nie przejmuje ryzyka niewypłacalności dłużnika. Jeśli dłużnik nie zapłaci faktury w terminie, faktor ma prawo obciążyć faktoranta (czyli firmę, która sprzedała fakturę) kwotą niezapłaconej należności. Faktoring z regresem jest zazwyczaj tańszy niż faktoring bez regresu, ale niesie ze sobą większe ryzyko dla faktoranta.
• Faktoring bez regresu (faktoring pełny): W tym wariancie faktor przejmuje ryzyko niewypłacalności dłużnika. Jeśli dłużnik nie zapłaci faktury w terminie, faktor nie obciąży faktoranta. Faktor ponosi stratę. Faktoring bez regresu jest droższy niż faktoring z regresem, ale zapewnia większe bezpieczeństwo finansowe dla faktoranta.

Kiedy wybrać faktoring z regresem?

• Gdy firma ma pewność co do wypłacalności swoich klientów.
• Gdy firma chce zminimalizować koszty faktoringu.
• Gdy firma ma dobrze rozwinięty system windykacji wewnętrznej.

Kiedy wybrać faktoring bez regresu?

• Gdy firma współpracuje z wieloma klientami, w tym z nowymi lub o niepewnej historii kredytowej.
• Gdy firma chce się zabezpieczyć przed ryzykiem niewypłacalności dłużników.
• Gdy firma nie ma zasobów ani kompetencji do prowadzenia windykacji należności.

Oprócz faktoringu z regresem i bez regresu, istnieją także inne rodzaje faktoringu, takie jak:

• Faktoring mieszany: Połączenie faktoringu z regresem i bez regresu, w którym faktor przejmuje ryzyko niewypłacalności tylko dla niektórych dłużników.
• Faktoring cichy (ukryty): Dłużnik nie jest informowany o cesji wierzytelności. Płatności nadal trafiają na konto faktoranta, który następnie przekazuje je faktorowi.
• Faktoring jawny: Dłużnik jest informowany o cesji wierzytelności i dokonuje płatności bezpośrednio na konto faktora.
• Faktoring eksportowy: Finansowanie wierzytelności powstałych w wyniku transakcji eksportowych.
• Faktoring importowy: Finansowanie zobowiązań wynikających z transakcji importowych.

Faktoring jawny i faktoring ukryty: dyskrecja czy transparentność?

Kolejnym istotnym aspektem przy wyborze faktoringu jest decyzja, czy ma to być faktoring jawny, czy ukryty.

• Faktoring jawny (otwarty): W tym przypadku dłużnik (klient faktoranta) jest informowany o tym, że faktura została scedowana na firmę faktoringową. Otrzymuje również instrukcję, aby dokonywać płatności bezpośrednio na konto faktora. Zalety faktoringu jawnego to większa transparentność i prostsza obsługa. Wady to potencjalne negatywne postrzeganie przez dłużnika (niektórzy klienci mogą uważać faktoring za oznakę problemów finansowych firmy).
• Faktoring ukryty (cichy, tajny): W tym przypadku dłużnik nie jest informowany o cesji wierzytelności. Płatności nadal trafiają na konto faktoranta, który następnie przekazuje je faktorowi. Zalety faktoringu ukrytego to zachowanie dyskrecji i uniknięcie potencjalnych negatywnych reakcji dłużników. Wady to większa złożoność i wyższe koszty (faktor ponosi większe ryzyko).

Decyzja o wyborze faktoringu jawnego lub ukrytego zależy od kilku czynników, takich jak:

• Relacje z klientami: Jeśli firma ma dobre relacje z klientami i uważa, że poinformowanie ich o faktoringu nie wpłynie negatywnie na te relacje, może wybrać faktoring jawny.
• Branża: W niektórych branżach faktoring jest powszechnie akceptowany i nie budzi negatywnych skojarzeń.
• Polityka firmy: Niektóre firmy preferują transparentność i otwartość w relacjach z partnerami biznesowymi.
• Koszty: Faktoring ukryty jest zazwyczaj droższy niż faktoring jawny.

Zalety faktoringu dla małych firm: dlaczego warto?

Faktoring oferuje szereg korzyści dla małych firm, które mogą znacząco wpłynąć na ich rozwój i stabilność finansową.

• Poprawa płynności finansowej: Faktoring umożliwia szybki dostęp do gotówki, co pozwala na terminowe regulowanie zobowiązań, inwestowanie w rozwój firmy i unikanie problemów z płynnością.
• Szybki dostęp do gotówki: Faktor wypłaca finansowanie faktoringowe w ciągu kilku dni, a nawet godzin od zgłoszenia faktury.
• Ochrona przed ryzykiem niewypłacalności: W faktoringu bez regresu faktor przejmuje na siebie ryzyko niewypłacalności dłużników.
• Zmniejszenie obciążenia administracyjnego: Faktor zajmuje się monitorowaniem terminów płatności, wysyłaniem przypomnień dłużnikom i prowadzeniem windykacji należności.
• Poprawa relacji z klientami: Dzięki terminowym płatnościom firma może budować lepsze relacje z dostawcami i kontrahentami.
• Zwiększenie konkurencyjności: Dzięki stabilnej sytuacji finansowej firma może oferować lepsze warunki handlowe i skuteczniej konkurować na rynku.
• Brak konieczności zaciągania kredytów: Faktoring nie obciąża bilansu firmy długiem i nie wymaga ustanawiania zabezpieczeń.
• Elastyczność: Faktoring można dostosować do indywidualnych potrzeb firmy.

Według danych Polskiego Związku Faktorów (PZF), w 2024 roku wartość obrotów faktoringowych w Polsce wyniosła 450 miliardów złotych, co stanowi wzrost o 15% w porównaniu z rokiem poprzednim. Coraz więcej małych firm dostrzega korzyści płynące z faktoringu i wykorzystuje go jako narzędzie do poprawy płynności finansowej i rozwoju biznesu.

Faktoring dla mikro i małych firm: mikrofaktoring jako elastyczne rozwiązanie

Mikrofaktoring to usługa faktoringowa skierowana do mikro i małych przedsiębiorstw, charakteryzująca się uproszczoną procedurą, niskimi kosztami i dużą elastycznością. Jest to idealne rozwiązanie dla firm, które wystawiają niewielkie faktury i potrzebują szybkiego dostępu do gotówki.

Cechy charakterystyczne mikrofaktoringu:

• Uproszczona procedura: Mniej formalności i szybsza decyzja o przyznaniu finansowania.
• Niskie koszty: Niższe prowizje i opłaty w porównaniu z tradycyjnym faktoringiem.
• Duża elastyczność: Możliwość faktoringu pojedynczych faktur lub całych portfeli wierzytelności.
• Dostępność online: Usługi mikrofaktoringowe są często dostępne online, co ułatwia proces składania wniosków i zarządzania finansowaniem.
• Brak minimalnej kwoty obrotów: Mikrofaktoring jest dostępny dla firm o niskich obrotach.

Mikrofaktoring jest szczególnie korzystny dla:

• Firm jednoosobowych.
• Startupów.
• Wolnych strzelców (freelancerów).
• Małych sklepów internetowych.
• Firm świadczących usługi dla innych przedsiębiorstw (B2B).

Jak złożyć wniosek o faktoring? Uproszczona procedura krok po kroku

Proces składania wniosku o faktoring jest zazwyczaj prosty i szybki. Oto jak to wygląda krok po kroku:

1. Wybór firmy faktoringowej: Porównaj oferty różnych firm faktoringowych i wybierz tę, która najlepiej odpowiada Twoim potrzebom. Zwróć uwagę na koszty, zakres usług, opinie klientów i dostępność.
2. Rejestracja online: Zarejestruj się na platformie faktoringowej.
3. Wypełnienie wniosku: Wypełnij wniosek online, podając informacje o swojej firmie, dłużnikach i fakturach, które chcesz objąć faktoringiem.
4. Załączenie dokumentów: Załącz wymagane dokumenty, takie jak: faktury, umowy z dłużnikami, dokumenty rejestrowe firmy.
5. Weryfikacja: Firma faktoringowa zweryfikuje Twoje dane i dokona oceny wiarygodności płatniczej dłużników.
6. Podpisanie umowy: Jeśli Twój wniosek zostanie zaakceptowany, podpisz umowę faktoringową.
7. Wypłata finansowania: Po podpisaniu umowy otrzymasz finansowanie faktoringowe na swoje konto bankowe.

Pamiętaj, aby przed podpisaniem umowy faktoringowej dokładnie przeanalizować wszystkie warunki, w tym koszty, zakres usług i obowiązki obu stron.

Wniosek online i szybka decyzja: przyszłość faktoringu

Wniosek o faktoring online i szybka decyzja to standard w dzisiejszych czasach. Dzięki nowoczesnym technologiom, proces uzyskiwania finansowania faktoringowego stał się prosty, szybki i wygodny.

Zalety wniosku online i szybkiej decyzji:

• Oszczędność czasu: Możliwość złożenia wniosku online o dowolnej porze i z dowolnego miejsca.
• Szybka decyzja: Decyzja o przyznaniu finansowania zapada zazwyczaj w ciągu kilku godzin lub dni.
• Uproszczona procedura: Mniej formalności i dokumentów.
• Dostępność online: Zarządzanie finansowaniem faktoringowym online.
• Transparency: Clear and transparent pricing and terms.

Przyszłość faktoringu to dalsza digitalizacja i automatyzacja procesów, jeszcze szybsze decyzje i jeszcze bardziej elastyczne rozwiązania. Faktoring staje się coraz bardziej dostępny i atrakcyjny dla małych firm, które szukają skutecznych sposobów na poprawę płynności finansowej i rozwój biznesu.